• Michiel Ton

9 tips voor het maken van een briefing voor een event fotograaf

Updated: Aug 15



Duidelijke communicatie is een van de belangrijkste factoren om elke samenwerking goed te laten verlopen. Dit geldt ook bij het inhuren van een event fotograaf. Ik heb 9 punten op een rij gezet die voor een event fotograaf belangrijk zijn om te weten voorafgaand aan een evenement. Deze punten kunnen je ook helpen bij het samenstellen van een briefing voor de fotograaf. Wil je snel en gemakkelijk een algemene briefing samenstellen? Dan heb ik op deze pagina een formulier samengesteld dat je kunt invullen. Vervolgens ontvang je van mij een briefing in PDF via de mail.




1. Verwerk de Locatie, datum en werktijden in de event fotografie briefing


Logisch, maar wel het belangrijkste punt om mee te beginnen. Tijdens een evenement kan de contactpersoon van de fotograaf het erg druk hebben. Spreek daarom af dat de fotograaf 30 tot 15 minuten voor de starttijd van het evenement aanwezig is. Op deze manier heb je genoeg tijd om de fotograaf op locatie te ontvangen en de briefing met hem door te nemen. Ik ben zelf altijd 30 minuten van te voren kosteloos aanwezig, zodat ik aan het begin van het evenement startklaar sta.


2. Vermeld info over het event en maak tijdsplanning in de briefing voor de fotograaf


Om de fotograaf voor te bereiden op de opdracht is het handig om een duidelijk beeld te scheppen van het type evenement. Zo kan de fotograaf bepalen welke lenzen hij meeneemt, of wat voor kleding hij aan moet trekken. Als er een speciaal thema of een dresscode is, benoem dat dan in de briefing.


Een evenement bestaat meestal uit verschillende fases of onderdelen die tijdsgebonden zijn. Wanneer een fotograaf dit weet, kan hij hier rekening mee houden. Wanneer er bijvoorbeeld een diner plaatsvindt, vind ik het altijd fijn om foto's te maken van de opstelling voordat de gasten aanschuiven. Neem dit soort dingen dus mee in de briefing, zodat de fotograaf hier rekening mee kan houden.

Door de duidelijke planning voldoende tijd gehad om deze diner locatie te fotograferen voordat de gasten kwamen.

3. Vermeld wie de contact persoon op locatie is in de event fotografie briefing


Het is voor een event fotograaf handig om te weten wie zijn contactpersoon of aanspreekpunt op locatie is. Dit hoeft niet altijd dezelfde persoon te zijn als degene met wie er voorafgaand contact is geweest om de opdracht te bevestigen. Ik vind het handig om ook een telefoonnummer te ontvangen van de contactpersoon. Op deze manier kan ik voordat het evenement begint even bellen om mijzelf aan te melden en de opdracht door te nemen.

4. Maak in de briefing duidelijk wat belangrijke gebeurtenissen zijn tijdens het event


Wanneer er een belangrijke gebeurtenis tijdens het event plaatsvindt, zoals een award uitreiking, een belangrijk persoon die in het zonnetje wordt gezet of een ander sleutel moment, dan wil je niet dat je fotograaf voor verrassingen komt te staan. Dit soort momenten zijn vaak sneller voorbij dan je door hebt en daarom stippel ik van te voren al een plan uit in mijn hoofd. Hierbij denk ik onder andere aan de juiste lens, het aanwezige licht en zorg ik dat mijn flitser met volle batterijen getest op mijn body vastzit. Om deze voorbereidingen goed te treffen, is het handig om in de briefing alvast te lezen wat en wanneer er iets plaatsvindt.


Confetti is altijd leuk! Maar ook zo voorbij. Daarom is het handig om vooraf te weten als dit geschoten gaat worden

5. Geef in de event fotografie briefing aan wat het doel van de foto's is


Komen de foto’s online, worden ze geprint in een magazine of komen ze op canvas aan de muur? De fotograaf kan hier rekening mee houden tijdens het fotograferen, maar ook wanneer de foto's worden aangeleverd en in welke bestandsvorm. Daarnaast is het handig om vooraf te vermelden waar de gasten de foto's eventueel terug kunnen zien. Tijdens een evenement krijg ik vaak deze vraag van de gasten en dan is het fijn om hier een antwoord op te kunnen geven.


6. Maak afspraken over de deadline zodat de fotograaf hier rekening mee kan houden


Heb je een specifieke deadline? Communiceer dit dan vooraf met je fotograaf. Op deze manier weet je zeker dat hij niet met zijn eigen planning in de knoop komt en jou de beste kwaliteit kan garanderen. Het is vaak ook mogelijk om tijdens een evenement een aantal foto’s aangeleverd te krijgen voor op social media. Stem dit wel vooraf met de fotograaf af, zodat hij zijn laptop meeneemt. Ik neem mijn laptop niet standaard mee naar een opdracht, maar wanneer ik weet dat de opdrachtgever dat graag wil, dan hou ik daar rekening mee.


In het nabewerken van de foto's kan veel tijd gaan zitten. Daarom hanteer ik een deadline van minimaal 2 dagen. Maar vaak lukt het mij wel de foto's sneller aan te leveren.

7. Geef in de briefing aan of je een logo over je event foto's wilt


Wil je dat de fotograaf een logo over de foto’s exporteert? Dat kan vaak kosteloos. Het is wel handig dat de fotograaf dit vooraf weet. Zorg dat je het desbetreffende logo van te voren bij de event fotograaf aanlevert in png formaat, zodat hij dit later direct kan verwerken in de foto’s.


8. Is er catering aanwezig voor de event fotograaf?


Een evenement fotograferen op een lege maag is nooit handig. Zorg dat je met elkaar hebt afgestemd of er qua catering ook rekening gehouden wordt met de fotograaf. Mocht dat niet het geval zijn, dan kan de fotograaf vooraf wat eten of zelf iets mee nemen. Het is namelijk niet fijn wanneer je allemaal etende mensen moet fotograferen, terwijl je zelf honger hebt.



9. Laat tijdens het maken van de briefing extra ruimte over voor speciale wensen / extra informatie


Elk evenement is anders. Heb je een speciale wens voor de fotograaf. Dan is het handig om dit vooraf aan te geven. In de 7 jaar dat ik evenementen fotografeer heb ik veel verschillende speciale wensen gehad van opdrachtgevers. Van het verkleed komen in het thema van het feest, tot het direct uit laten printen van foto's. Dus heb jij een idee om jouw evenement anders te laten zijn dan anderen en wil je de fotograaf hierbij betrekken? Schroom dan niet om dit te vragen! Ik sta zelf altijd open voor dit soort speciale uitdagingen.


Verkleed in Kimono tijdens traditionele Japanse thema avond

Klik op de onderstaande button om jouw fotografie briefing samen te stellen.

Info about the author

Hi, my name is Michiel Ton. I am a professional Business and event photographer from the Netherlands with loads of experience in covering business events and dance / music festivals. In addition to being a full time photographer, I am a bachelor in teaching social sciences. I have passion for creating unforgettable memories through my photography.

My social media channels for more of my photography stories.

Youtube:

https://www.youtube.com/channel/UCM5AehvPRn72USZnEpaG5UQ

Instagram: https://www.instagram.com/michielton/

Facebook: https://www.facebook.com/MichielTonCom

+31642803320

MichielTon.com - Professioneel Fotograaf in o.a. Utrecht & Amsterdam - All rights reserved © 2017